Soho Energy Group

Gizlilik Politikası

1. AMAÇ ve KAPSAM

Temel hak ve özgürlükler alanında son dönemde küresel ölçekte yaşanan hukuki düzenlemelerin en önemli konusunu şüphesiz kişisel veri güvenliği teşkil etmektedir. Hukuki ya da sosyal statüsüne bakılmaksızın her bir bireyin sahip olduğu kişisel nitelikli bilgilerin gizliliği/mahremiyeti alanında AB'nde 2016 yılında yürürlüğe giren bir Regülasyon, üyelik müzakereleri sürecini yürüten ülkemizi de etkilemiştir. Nihayetinde, ülkemizde kişisel veriler konusu ilk önce 2010 yılındaki Referandum ile anayasal bir güvenceye kavuşmuş, akabinde de 2016 yılında 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kabul edilmiştir.

SOHO Energy Group (ya da "Şirket") olarak bizler de işlediğimiz kişisel verilerin, özel nitelikli kişisel verilerin , gizlilik arz eden bilgilerin korunmasına önem vermekteyiz. Bu nedenle Şirket olarak Veri Sorumlusu sıfatıyla, bu tür veri ve bilgilerin iş amaçlarımızla sınırlı olarak, bu politika belgesinde açıklandığı şekilde kullanmak, kaydetmek, saklamak, güncellemek, aktarmak ve/veya sınıflandırmak suretiyle 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na ("Kanun") uygun olarak işlemek için yeterli, ölçülü ve gerekli idari ve teknik tedbirleri uygulamaktayız.

Bu Gizlilik Politikası, Şirket tarafından yerinde veya uzaktan, fiziksel veya elektronik tüm veri işleme ortamları ve araçlarında işlenen bilgi ve verileri kapsar. Gizlilik Politikası Şirket olarak üretilmiş bulunan tüm katmanlı aydınlatma metinleri, aydınlatma metinleri, politikalar ve yönergeler gibi görünürlük, kontrol ve güvence sağlama araçlarını kapsar.

2. TEMEL KAVRAMLAR

Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
Anonim hale getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi
İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi
İlgili kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiler
Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi
Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi
Komite: Şirket bünyesinde "KVK Komite Görev ve Sorumlulukları Yönergesi"ne uygun olarak oluşturulan, Şirket, birimleri ve çalışanları tarafından yürütülen tüm kişisel veri süreçlerinin izlenmesi, politikalara uyulup uyulmadığının kontrol edilmesi, kişisel veri süreçlerinin Şirket adına yürütülmesi gibi görevleri bulunan sorumluyu
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik veriler
Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi
Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi
Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi

3. VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ

Şirket olarak kurumsal faaliyetlerini yürütürken temas kurduğu ve kişisel verilerini işlediği tüm gerçek kişilere karşı "Veri Sorumlusu" statüsündedir ve yasadan kaynaklanan yükümlülükleri yerine getirmekle yükümlüdür. Şirket bu yükümlülüklerini ürettiği ve uyguladığı görünürlük, kontrol ve güvence araçları vasıtasıyla ve aldığı idari tedbirler ile uygun ve ölçülü seviyedeki teknik tedbirlerle yerine getirir.

Ünvan :	SOHO Energy Group
Adres :	Barboros Mh. Begonya Sk. No:3/205 34746 Nidakule Kuzey Ataşehir İstanbul - Türkiye
İnternet Sitelerimiz:	www.sohoenergygroup.com/tr,www.sohoenergygroup.com
Telefon :	+90 216 784 2400
e-posta (KVK için):	info@sohoenergygroup.com

4. KİŞİSEL VERİSİ İŞLENEN İLGİLİ KİŞİLER

Şirket genel ve yoğun olarak ilgili kişilerin verilerini bu Gizlilik Politikası ve diğer idari ve teknik tedbirler kapsamında işler. Bu kategoriler dışında yer alan gerçek kişilere ait kişisel verilerin işlenmesinde de işbu Gizlilik Politikası başta olmak üzere Şirket veri işleme politikalarına uyulacaktır. Kişisel verileri işlenmekte olan gerçek kişi kategorileri şunlardır:

ÇALIŞAN, ÜRÜN VEYA HİZMET ALAN KİŞİ, TEDARİKÇİ (YETKİLİSİ), DİĞER (İNTERNET SİTE ZİYARETÇİSİ), POTANSİYEL ÜRÜN VEYA HİZMET ALICISI, TEDARİKÇİ ÇALIŞANI , STAJYER , ÇALIŞAN ADAYI, DİĞER (GERÇEK KİŞİ), DİĞER (MÜŞTERİ ÇALIŞANI), HİSSEDAR/ORTAK

5. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Şirket işlenen ilgili kişilere ait kişisel veriler, tamamen ve doğrudan Şirket faaliyetleri ve ilgili kişiyle olan ticari, iş veya hukuki bağla ilişkili olmak üzere;

a. GENEL AMAÇLAR

Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi, Taşınır Mal ve Kaynakların Güvenliğinin Temini, Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini, Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi, Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi, Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi, Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi, Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi, Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi, İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması, Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi, Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi, Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Organizasyon ve Etkinlik Yönetimi, Talep / Şikayetlerin Takibi

b. ÖZEL AMAÇLAR

Bakım / Onarım Süreçlerini Yönetmek, Kurumsal E-posta Hesaplarını Yönetmek, Kullanıcılara ait elektronik ortamdaki bilgilere erişilmesi ve kontrol edilmesi, İnternet Erişim Kayıtlarını Tutmak, İnternet Servislerini İşletmek, İnternete Erişim Sağlamak, Hosting Hizmeti Almak, Elektronik Cihazları Yönetmek, Taşınır (Demirbaş) İşlemlerini Yürütmek, İnternet Sitesi Çerez Kayıtlarının İşlenmesi, Sipariş Almak, Sipariş Vermek, Sözleşme İmzalamak, Gümrük Müşavirlik İşlemlerini Yürütmek, Gümrüklemeye Yönelik Belge ve İşlemlerin Tamamlanması, Fiyat Teklifi Vermek, Mesai Takibi Yapmak, Staj / Mesleki Eğitim Başvurularını Almak ve Değerlendirmek, Mesleki Eğitim /Staj veya Tamamlayıcı Eğitim Sözleşmesi Düzenlemek , Stajyer / Öğrenci Dosyalarını Oluşturmak ve Saklamak, Çevrimiçi Ortamda Personel Aramak, İnsan Kaynakları Süreçlerini Yürütmek, Maaşları Ödemek, Ücret, Vergi ve Kesintileri Hesaplamak ve Aylık Bordro Düzenlemek, Özlük Dosyalarını Oluşturmak ve Saklamak, Fazla Mesailere İlişkin İşlemleri Yürütmek, Ödemeleri Gerçekleştirmek, Çalışanların Sağlığını Korumak, İşten Ayrılış / Emeklilik İşlemlerini Yürütmek, Çalışanların İzin İşlemlerini Yürütmek, Kıdem İhbar Tazminatı İşlemlerini Yürütmek, Kamu / Özel Sektörle Yapılan Yazışmaları Gerçekleştirmek, İşe Başlatma Süreçlerini Yerine Getirmek, Meslek Örgütleri ile İlgili İş Süreçlerini Yürütmek , Cari Hesap Kaydı Açmak, Müşteri Kaydı Oluşturmak, Cari Hesap Mutabakat İşlemlerini Yürütmek, Fatura Düzenlemek, Tahsilat Yapmak, Malzeme Kabul ve Çıkış İşlemlerini Yapmak, Kamu Denetimlerine Karşı Yükümlülükleri Yerine Getirmek, Finansal Tablo ve Raporları Bağımsız Denetime Tabi Tutmak, Mal ve Hizmet Tedariklerini Yönetmek, Yasal ve Sözleşme Kaynaklı Yükümlülükleri Yerine Getirmek, Kamu Kurumlarına Resmi Bildirimde Bulunmak, Muhasebe Kayıt ve İşlemlerini Yürütmek, Perakende Satış İşlemlerini Yürütmek , Özel Entegratör Hizmeti Almak, Avans Ödemek, Seyahat ve Konaklama Giderlerini Karşılamak, Süresi İçinde Vergi Beyannamelerini Düzenlemek, Sosyal / Ekonomik Yarar Sağlamak, Vergi / Yasal Kesinti İşlemlerini Yürütmek, Piyasa Fiyat Araştırması Yapmak ve Teklif Almak, Fuarlara Katılmak, Temsil ve Ağırlamaya İlişkin İşlemleri Yürütmek, Yönetici Asistanlığı Faaliyetlerini Yürütmek, Toplantı Düzenlemek, Yurt Dışı Temsil Düzeyini Artırmak, Toplu SMS Gönderimi Süreçlerini Yönetmek, Kurumsal Mobil Hatların Kullanımına İlişkin İşlemleri Yürütmek, Evrak İşlemlerini Yürütmek, Bilet Temin Etmek, Toplu Elektronik Posta Gönderimi Yapmak, Aramanın Teyidi ve İstatistiksel Çalışma Yapmak, Randevuları Yönetmek

6. İŞLENEN KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ ve İŞLEMEK İÇİN YASAL GEREKÇELER

Kişisel verileriniz Kanun'un 5. maddesinde de belirtildiği şekliye öncelikle "açık rıza" şartına dayalı olarak işlenebilmektedir. Ayrıca aynı maddede geçen,

"Kanunlarda açıkça öngörülme"
"Sözleşmenin kurulması ya da ifası" hukuki sebebine dayalı olarak; tarafı olduğunuz sözleşme gereklerinin yerine getirilmesi,
"Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi" hukuki sebebine dayalı olarak, mahkemeler ve bilgi-belge talep eden kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerine cevap verilmesi gibi ilgili mevzuatta öngörülen yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
"İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması",
"Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması" hukuki sebebine dayalı olarak, olası uyuşmazlıklarda ispat vesilesi olması, hukuki danışmanlık ve teknik destek alınabilmesi
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun "meşru menfaatleri için" veri işlenmesinin zorunlu olması

hukuki sebeplerine istinaden "açık rıza aranmaksızın" işlenebilmektedir.

Her bir veri sahibi kişi grubunun hangi kategorilerdeki verilerinin, hangi yasal gerekçelerle işlendiği aşağıda sayılmıştır.

6.1 ÇALIŞAN VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, Özlük, Müşteri İşlem, Fiziksel Mekan Güvenliği, İşlem Güvenliği, Finans, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, Diğer Bilgiler, Hukuki İşlem, Mesleki Deneyim, Felsefi İnanç, Din, Mezhep ve Diğer İnançlar, Sağlık Bilgileri, Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.1.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
2- İnternet Toplu Kullanım Sağlayıcıları Hakkında Yönetmelik
3- 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun
4- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
5- 4458 sayılı Gümrük Kanunu
6- Gümrük Yönetmeliği
7- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/c (Sözleşmenin Kurulması ve İfası)
8- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/ç (Hukuki Yükümlülük)
9- 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu
10- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
11- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
12- 4857 sayılı İş Kanunu
13- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
14- İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği
15- İşyeri Hekimi ve Diğer Sağlık Personelinin Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik
16- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu
17- 660 sayılı Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumunun Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname

6.2 ÜRÜN VEYA HİZMET ALAN KİŞİ VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, Müşteri İşlem, Fiziksel Mekan Güvenliği, İşlem Güvenliği, Finans, Pazarlama, Özlük, Diğer Bilgiler, kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.2.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
2- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
3- 4458 sayılı Gümrük Kanunu
4- Gümrük Yönetmeliği
5- 6473 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu
6- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
7- 660 sayılı Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumunun Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname
8- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/c (Sözleşmenin Kurulması ve İfası)
9- 507 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği

6.3 TEDARİKÇİ (YETKİLİSİ) VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, Müşteri İşlem, Fiziksel Mekan Güvenliği, İşlem Güvenliği, Finans, Pazarlama, Özlük, Diğer Bilgiler, kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.3.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
2- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
3- 4458 sayılı Gümrük Kanunu
4- Gümrük Yönetmeliği
5- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/c (Sözleşmenin Kurulması ve İfası)
6- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/ç (Hukuki Yükümlülük)
7- 660 sayılı Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumunun Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname
8- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
9- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu
10- 6473 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu

6.4 ZİYARETÇİ VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, İşlem Güvenliği, Özlük, kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.4.1 Yasal Gerekçeler
1- İnternet Toplu Kullanım Sağlayıcıları Hakkında Yönetmelik
2- 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun
3- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)

6.5 DİĞER (İNTERNET SİTE ZİYARETÇİSİ) VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, Finans, İşlem Güvenliği, kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.5.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)

6.6 POTANSİYEL ÜRÜN VEYA HİZMET ALICISI VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, Özlük, kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.6.1 Yasal Gerekçeler
1- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
2- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)

6.7 TEDARİKÇİ ÇALIŞANI VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, Özlük, Finans, Müşteri İşlem, Diğer Bilgiler, kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.7.1 Yasal Gerekçeler
1- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
2- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/c (Sözleşmenin Kurulması ve İfası)
3- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
4- 660 sayılı Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumunun Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname
5- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu

6.8 STAJYER VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, Özlük, Mesleki Deneyim, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, Diğer Bilgiler,Sağlık Bilgileri kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.8.1 Yasal Gerekçeler
1- 4857 sayılı İş Kanunu
2- 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu

6.9 ÇALIŞAN ADAYI VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, Özlük, Mesleki Deneyim, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, Diğer Bilgiler,Sağlık Bilgileri kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.9.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)

6.10 DİĞER (GERÇEK KİŞİ) VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, Mesleki Deneyim, İletişim, Finans, Diğer Bilgiler, Özlük, Müşteri İşlem, kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.10.1 Yasal Gerekçeler
1- 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu
2- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
3- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/ç (Hukuki Yükümlülük)
4- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
5- 6473 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu
6- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
7- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/c (Sözleşmenin Kurulması ve İfası)

6.11 DİĞER (MÜŞTERİ ÇALIŞANI) VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, Özlük, Finans, Diğer Bilgiler, Müşteri İşlem, kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.11.1 Yasal Gerekçeler
1- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
2- 6473 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu
3- 660 sayılı Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumunun Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname
4- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/c (Sözleşmenin Kurulması ve İfası)
5- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
6- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)

6.12 HİSSEDAR/ORTAK VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, Özlük, Finans, Diğer Bilgiler, kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.12.1 Yasal Gerekçeler
1- 660 sayılı Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumunun Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname
2- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu

7. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI

Şirket Kanun'un 11.maddesi kapsamında ilgili kişinin veri işlenmeden önce onayını alma hakkının olduğunu, verinin işlenmesinden sonra ise verisinin kaderini tayin etme hakkına sahip olduğunu kabul etmektedir.

Bu anlamda ilgili kişiler İrtibat Kişisine başvurarak;

Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
Kanunun 7. maddesinde de öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
(5). ve (6). maddeler uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarını kullanabilir.

Buna karşın, Şirket içinde anonimleştirilmiş verilerle ilgili olarak kişilerin bir hakkı bulunmamaktadır. Kişisel veriler, iş ve sözleşme ilişkisinin gereği, yargısal ya da kamu otoritesince kanuni bir yetkinin kullanılması durumunda ilgili kurum ve kuruluşlarla paylaşabilir.

Sayılan haklar kapsamındaki talepler, Şirket Başvuru Formunu eksiksiz doldurup ıslak imzanız ile iadeli taahhütlü mektupla ve kimlik fotokopileriyle (nüfus cüzdanı için sadece ön yüz fotokopisi olacak şekilde) İrtibat Kişisine ileterek gerçekleştirilir. Başvuru süreci ile ilgili Kişisel Veri Başvuruları Aydınlatma Metnine göz atabilirsiniz.

8. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE UYULACAK TEMEL KURALLAR

Şirket birimleri ve çalışanları ilgili kişilerin kişisel verilerini işlerken Gizlilik Politikası ve diğer kurumsal politikaların da üzerine inşa edildiği şu temel kurallara özen göstermeye dikkat edeceklerdir.

Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma: Şirket kendi topladığı veya diğer taraflarca kendisi ile paylaşılan kişisel verilerin Kanun'da belirtilen ilgili kişinin aydınlatılması, gerekli durumlarda verilerin işlenmesi için ilgili kişinin açık rızasının alınması gibi şartların yerine getirilip getirilmediğini kontrol eder ve sorgular. İlgili kişilerin aydınlatılması, açık rızalarının alınması veya bilgi için yaptıkları başvurulara cevap verirken dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde davranır.
Doğru ve gerektiğinde güncel olma: Şirket işlediği ve veri tabanlarında tuttuğu kişisel verilerin kontrol mekanizmaları elverdiği oranda doğru bilgiler içerdiğinden emin olmaya çalışır. Mümkün olduğu kadar verileri güncel tutmaya özen gösterir. Veri kaynaklarını doğru bilgi paylaşmaya ve değişikliklerde güncelleme yapmaya teşvik eder. Verilerin toplanması aşamasında doğru ve güncel olduklarını kontrol etmeye dikkat eder.
Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme: Şirket, kişisel verileri ancak bu Gizlilik Politikasında belirlenen belirli, açık ve meşru amaçlarla işler.
İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: Şirket, kişisel verileri işlendikleri amacın sınırları dışında başka bir amaç için işlememeye, böyle bir ihtiyaç doğduğunda ilgili kişinin aydınlatılması ve gerektiğinde açık rızasının alınmasına özen gösterir. Verileri sadece işlendikleri amaçla sınırlı ve hizmetin gerektirdiği ölçüde kullanır. İş amaçları dışında verileri işlemez, kullanmaz ve kullandırtmaz. Kişisel verilerin başka bir amaçla işlenmesi gerektiğinde Komite gözetiminde ve onayı ile ilgili uyum araçlarında ve kontrol araçlarında düzeltmelerin yapılması sağlanır.
Süreyle Bağlılık: Şirket, kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmeye özen gösterir. Sözleşmeden kaynaklı kişisel verileri ilgili Kanunlardaki ihtilaf çıkma süreleri, ticaret ve vergi hukukunun gereklilikleri kadar bünyesinde muhafaza eder. Buna karşın bu amaçlar ortadan kalktığında Şirket kişisel veriyi siler ya da anonimleştirir. Hangi kategorideki verilerin ne kadar süre muhafaza edileceği Kişisel Veri Envanterinde belirlenmiştir.
Veri Azaltma: Şirket, birimleri ve çalışanları yasaların ve ilgili mevzuatın zorunlu kıldığı kapsam ve süreler dışında, ancak işleme amacının gerektirdiği miktarda, amaçla ilgili kategorilerdeki verileri toplar ve gerekli olduğu sürece sistemlerinde işlemeye özen gösterir.
Silme ve İmha Etme: Şirket işlemekte olduğu kişisel verileri bağlı olduğu yasalar, sosyal güvenlik, borçlar, vergi ve ticaret hukuku gibi ilgili alan mevzuatında öngörülen sürelerle sınırlı ve/veya işleme amacının gerekli kıldığı süreler boyunca saklar. Bu sürelerin sona ermesi durumunda ise Kişisel Veri Saklama, Silme, İmha ve Aktarma Politikasına uygun olarak ve Komite izni ve gözetiminde süresi dolan kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Gizlilik ve Veri Güvenliği: Şirket kişisel verilerin işlenmesi, aktarılması ve saklanması süreçlerinin tamamında genel gizlilik kurallarına ve veri güvenliğini sağlanmasına özen gösterir, bu amaçla oluşturulan politika belgelerine ve kurallara uygun işlem yapılır. Ölçülü olmak kaydıyla gerekli ve yeterli idari ve teknik önlemleri alır.

9. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Şirket olarak aşağıda sayılan amaçlarla; Kanun'un 8 ve 9. maddelerine uygun olarak iş ilişkisi içinde bulunduğumuz kuruluşlarla, idari, hukuki ve teknik hizmetlerinden yararlandığımız hizmet sağlayıcısı ve çözüm ortağı niteliğindeki yurt içinde ve yurt dışında bulunan resmi ve özel kurum/kuruluşlara aktarılmaktadır.

Bir veri sorumlusu olarak veri paylaştığı kurum ve kuruluşların Kanun'dan kaynaklanan yükümlülüklerini yerine getirdiklerinden emin olmak için mümkün olduğu ölçüde gerekli kontrolleri yapmakta, tarafların yükümlülüklerini veri aktarım sözleşmeleri ile güvence altına almaktayız.

9.1. Yurt içi Aktarımlar

Kişisel verileri aşağıda belirtilen yurt içinde yerleşik veri sorumlusu ve veri işleyen statüsündeki taraflarla paylaşıyoruz.

1- Bilişim Şirketleri ile; Kamu Kurumlarına Resmi Bildirimde Bulunmak, Muhasebe Kayıt ve İşlemlerini Yürütmek, Özel Entegratör Hizmeti Almak Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi, Cari Hesap Kaydı Açmak, Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Üyelik / Kimlik Kartı Çıkartmak, Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Bakım / Onarım Süreçlerini Yönetmek, Teknik Destek Almak amaçlarıyla,
2- Gümrük Müşavirliği ile; İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi, Gümrük Müşavirlik İşlemlerini Yürütmek, Gümrük İşlem ve Uygulamalarının Kolaylaştırılması, Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla,
3- Banka ile; Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi, Maaşları Ödemek, Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi, Ücret Tahsil Etmek, Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Ödemeleri Gerçekleştirmek, Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, Tahsilat Yapmak amaçlarıyla,
4- Avukat ile; Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi, Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi, Dava Süreçlerini Takip Etmek amaçlarıyla,
5- Yeminli Mali Müşavirlik Şirketi ile; Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Kamu Kurumlarına Resmi Bildirimde Bulunmak, Finansal Tablo ve Raporları Bağımsız Denetime Tabi Tutmak, Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla,
6- Bağımsız Denetim Kuruluşu ile; Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, Finansal Tablo ve Diğer Finansal Bilgiler İçin Bağımsız Denetim Hizmeti Almak , Finansal Tablo ve Raporları Bağımsız Denetime Tabi Tutmak amaçlarıyla,
7- Online İstihdam Platformu ile; Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi, İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması, Çevrimiçi Ortamda Personel Aramak amaçlarıyla,
8- İnsan Kaynakları Hizmetleri Tedarikçisi ile; Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi, İnsan Kaynakları Süreçlerini Yürütmek, Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi, Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması, Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi, Kamu Kurumlarına Resmi Bildirimde Bulunmak, Özlük Dosyalarını Oluşturmak ve Saklamak, Sözleşme İmzalamak, Vergi / Yasal Kesinti İşlemlerini Yürütmek, Staj / Mesleki Eğitim Başvurularını Almak ve Değerlendirmek, Stajyer / Öğrenci Dosyalarını Oluşturmak ve Saklamak amaçlarıyla

9.2. Yurt dışı Aktarımlar

Şirket kişisel verilerinizi internet sitemizin yürütülmesi, hizmetlerin geliştirilmesi, ofis iş ve işlemlerinin yürütülmesi ve kullanıcı ve ziyaretçilere hizmet verilmesi, memnuniyetlerinin temini, beklentilerinin karşılanması, iletişim kurulması amaçlarıyla yurt dışında yerleşik aşağıda sayılan hizmet sağlayıcılarla paylaşılmaktadır:

1- Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması, Anlık Haberleşme Sağlamak, Belgeleri Tamamlamak, Bilgi Güncellemesi Yapmak, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi, Bilgi ve Destek Talepleri ile Şikayetleri Takip Etmek, Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla, ABD menşeli Meta (WhatsApp) ile
2- Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi, Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Belgeleri Tamamlamak, Bilgi Güncellemesi Yapmak, Kurumsal E-posta Hesaplarını Yönetmek, Elektronik Kanallar Üzerinden İletişim Kurmak, Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Hosting Hizmeti Almak, İnternet Sitelerini İşletmek amaçlarıyla, ABD menşeli GoDaddy.com, LLC ile

Her bir hizmet sağlayıcının kendi gizlilik politikalarına şu bağlantılardan ulaşabilirsiniz:

1- Meta (WhatsApp) Gizlilik Politikası
2- GoDaddy.com, LLC Gizlilik Politikası

10. DENETİM, BAŞVURULAR VE VERİ İHLAL BİLDİRİMLERİ

Şirket kişisel verilerin korunması konusunda gerekli iç ve dış denetimleri yaptırabilmektedir.

İlgili kişilerin yaptığı başvurular en geç 30 gün içerisinde, Komite tarafından ilgili birimin de görüşü alınarak cevaplanır.

Şirket kişisel verilerle ilgili herhangi bir ihlal olduğu kendisine bildirildiğinde, bu durumun öğrenildiği tarihten itibaren gecikmeksizin ve en geç 72 saat içinde KVK Kuruluna bildirimde bulunulur. İlgili tarafları ve kişileri de aynı şekilde bilgilendirir.

11. GÜNCELLEME

İş bu politika belgesi, Şirket kişisel veri işleme şartları, araçları, amaçları ile kapsamı değiştiğinde ve kişisel verilerin paylaşıldığı tarafların değişmesi durumlarında güncellenir. Her bir maddede yapılan güncellemeler ayrı bir tabloda tutulur.

12. İLGİLİ ARAÇLAR VE KAYNAKLAR

12.1 İlgili Kontrol ve Güvence Araçları

Bilgi Güvenliği Politikası
Kişisel Veri Saklama, Aktarma, Silme ve İmha Politikası
Temiz Masa Temiz Ekran Politikası
Özel Nitelikli Veriler Politikası
Veri Sahibi Başvuruları Yönergesi
Çerez Politikası
Katmanlı Aydınlatma ve Aydınlatma Metinleri
Kişisel Veri Envanteri
Veri Aktarım Sözleşmeleri
Veri İşleme Sözleşmeleri

12.2 Dış Kaynaklar

Daha fazla bilgi için Komite ile temas kurabilirsiniz.